Logística:


- Pesquisa de informação e conteúdos sobre o local;

- Seleção de hotéis, centros de congressos, serviços de catering, audiovisuais, programa social, transferes;

- Aconselhamento e assessoria técnica;

- Gestão e reserva de alojamento;

- Angariação de apoio financeiro e logístico;

- Organização de ações de promoção e divulgação;

- Organização de visitas de inspeção;

- Montagem e testes de todo o equipamento necessário;

- SUPERVISÃO e controlo de todos os serviços contratados durante o evento.

 

Gestão de comunicações e programa científico:


- Criação de formulário de submissão disponível ONLINE;

- Submissão com confirmação de receção individual;

- Notificação individual aos autores da aceitação/rejeição;

- Comunicação com autores, convidados e moderadores sobre data, hora e local das apresentações;

- Compilação de comunicações em suporte digital;

- Design e impressão de programa científico.

 

Gestão de inscrições e programa social:


- Criação de formulário PERSONALIZADO de registo online;

- Pagamentos online com recurso a Entidade/Referência;

- Envio de e-mail automático com confirmação de receção de registo;

- Disponibilização da base de dados personalizada e atualizada;

- Listagens de participantes em tempo real.

 

Gestão administrativa e secretariado:


- Seleção e contratação de todos os serviços prestados por terceiros, nomeadamente, hotéis, catering, audiovisuais, entre outros;

- Apoio informativo através de e-mail do evento e telefone fixo EXCLUSIVO ( Seuescritorio.com®);

- Secretariado no local do evento com recurso a equipa jovem e dinâmica de HOSPEDEIRAS qualificadas;

- Apoio informático e audiovisual PERMANENTE.

 

Gestão financeira:


- Orçamento de receitas e despesas;

- Faturação, pagamentos e reembolsos;

- Controlo de receitas de inscrição;

- Pagamentos a fornecedores;

- Elaboração de relatório final do congresso.

 

Gestão de presenças - Controlo de permanência em sala:


- Sistema eficaz de acreditação e controlo de acessos, através de código de barras, ou pelo inovador sistema de RFID;

- Controlo efetivo de todos os participantes quer em espaço, quer em tempo;

- Impressão de tempo de permanência nos certificados no último dia do congresso;

- Controlo de novas inscrições e atualizações de última hora.

 

Produção gráfica e marketing:


- Conceção, DESIGN e produção de todos os tipos de suportes gráficos e digitais;

- Logótipo e estacionário do congresso;

- Design e programação do website, com registo de domínio próprio, alojamento do site e criação de endereços de e-mail;

- Envio regular de e-news.

 

Organização de programas sociais, pré e pós-tours:


- Desenvolvimento e gestão de programas sociais personalizados ao público-alvo do evento;

- Possibilidade de reserva de programas para acompanhantes através do formulário de registo.

 

Relatório final do evento e reconciliação de contas:


- Preparação de relatório DETALHADO do evento com listas de participantes, detalhes de receitas e despesas, estatísticas do evento e apuramento de saldo do evento;

- Transferência de ficheiros e dados para a organização no final do congresso.

Tweetwall:


Quer ver os #hashtag do seu congresso?

Com o serviço “tweetwall” pode visualizar os #hashtag de instagram, twitter e facebook em tempo real.

Desta forma é possível criar mais interação nos seus congressos.

Caso pretenda mais informações, contacte-nos!